    | |
Bij Van Oers Accountants en Belastingadviseurs B.V. (hierna Van Oers) vinden we uw privacy erg belangrijk. Dit betekent dat wij vertrouwelijk, zorgvuldig en volgens de geldende privacywetgeving omgaan met de gegevens die wij van u verwerken. In deze privacyverklaring leggen wij dan ook graag uit hoe wij omgaan met de persoonsgegevens die wij van u verwerken in het kader van de Van Oers Academy.
Met verwerken worden alle handelingen bedoeld die een organisatie kan uitvoeren met persoonsgegevens zoals; het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen en gebruiken van persoonspersoonsgegevens.
Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens?
Van Oers is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die u zelf verstrekt bij het inschrijven voor een cursus en of overige functionaliteiten op de Academy website.
Met Van Oers wordt in deze privacyverklaring bedoeld: de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid, Van Oers Accountants en Belastingadviseurs B.V., statutair gevestigd en kantoorhoudende aan de Ginnekenweg 145 te Breda en aan de Van Oers gelieerde entiteiten:
- Van Oers Audit B.V.
- Van Oers Agro N.V.
- Van Oers Corporate Finance B.V.
- Van Oers Organisatieadvies N.V.
- Van Oers IT en Cybersecurity N.V.
Hoe komen wij aan uw (persoons)gegevens?
Van Oers kan op een aantal manieren aan uw (persoons)gegevens komen die gebruikt worden voor het verzorgen van diverse cursussen, te weten:
- u verstrekt deze gegevens zelf middels een inschrijving op een van onze aangeboden cursussen, trainingen of masterclasses;
- u verstrekt gegevens door gebruik te maken van het contactformulier.
Grondslagen en doeleinden voor de verwerking van uw persoonsgegevens
Van Oers baseert de verwerking van uw persoonsgegevens, in het kader van onze Academy, op basis van onderstaande grondslagen uit de privacywet:
- op basis van een overeenkomst; u gaat een overeenkomst met Van Oers aan zodra u zichzelf inschrijft voor een cursus, training of masterclass;
- op basis van een gerechtvaardigd belang van Van Oers; bijvoorbeeld het toesturen van relevante cursusaanbiedingen en of nieuwsbrieven.
Voor welke doeleinden verwerkt Van Oers uw persoonsgegevens?
Van Oers verwerkt uw persoonsgegevens alleen voor welbepaalde doeleinden:
- correspondentie, zoals het reageren op een vraag, die u via onze website aan ons heeft gesteld;
- versturen van de nieuwsbrief en infomeren over evenementen die mogelijk voor u interessant kunnen zijn.
U kunt zich hiervoor te allen tijde weer uitschijven (opt-out); - verzorgen van de functionaliteiten op de website;
- verstrekken van certificaat bij een PE geaccrediteerde cursus;
- uitvoeren van een evaluatie ten behoeve van verbetering van onze dienstverlening, dit gebeurt op anonieme basis;
- verbeteren van de website door het analyseren van klikgedrag en websitebezoek.
Welke persoonsgegevens verwerken wij van u?
Contactformulieren
Als u contact met ons opneemt via een van de contactformulieren dan verwerken wij de gegevens die u in het formulier aan ons verstrekt waaronder; voornaam, achternaam, e-mailadres en optioneel bedrijfsnaam en telefoonnummer. Uw gegevens worden verwerkt door een selecte groep van professionals welke contact met u kunnen opnemen.
Nieuwsbrief
Schrijft u zich in voor de nieuwsbrief, dan verwerken wij de gegevens die u aan ons heeft verstrekt in het aanmeldformulier waaronder het e-mailadres, voornaam, achternaam en optioneel de bedrijfsnaam. U kunt zich ten alle tijden uitschijven voor de nieuwsbrief. Deze opt-out optie wordt u onderaan iedere nieuwsbrief aangeboden.
Cursusinschrijving
Schrijft u zich in voor een cursus dan verwerken wij de gegevens die u in het aanmeldformulier aan ons verstrekt waaronder; voornaam, achternaam, voorletters, voorvoegsel, titel, geslacht, e-mailadres, telefoonnummer, naam organisatie, organisatiegegevens.
Deelname aan een bijeenkomst via Zoom.
Onze Academy heeft Zoom op een veilige en privacyvriendelijke wijze ingesteld. Klik hier om de genomen maatregelen in te zien en wat u zelf kunt doen om op een veilige manier gebruik te maken van een online bijeenkomst. Voor deelname aan bijeenkomsten die door onze Academy via Zoom worden verzorgd is geen Zoom account nodig. Echter kan Zoom een aantal gegevens verwerken over het gebruik van hun dienst. Welke dit zijn kunt u hier vinden in de privacyverklaring van Zoom.
Van Oers verwerkt geen bijzonder persoonsgegevens. Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, gegevens betreffende ras of etnische achtergrond.
Vraagt u ons om bijzondere persoonsgegevens over u vast te leggen door deze op te nemen in een contactverzoek. Dan verwerken wij deze gegevens alleen als hier een duidelijk doel en grondslag voor bestaat.
Met wie delen wij uw gegevens?
In sommige gevallen schakelen wij derden in die, in opdracht van ons, inzage hebben in de persoonsgegevens door middel van een presentielijst. Denk hierbij aan opleidingsinstituten en specialisten in het betreffend vakgebied. Van Oers heeft passende verwerkersovereenkomsten afgesloten met derden waarin o.a. geheimhouding en een correcte en veilige verwerking van de gegevens is geborgd, dit conform geldende wet- en regelgeving.
Daarnaast is het mogelijk dat Van Oers uw persoonsgegeven deelt in de volgende situaties:
- Van Oers hier wettelijk toe verplicht is;
- in het kader van een juridische geschillen kunnen wij uw persoonsgegevens delen aan een advocaat of juridisch adviseur;
- indien de Autoriteit Persoonsgegevens hierom verzoekt;
- dit nodig is om onszelf of onze gebruikers te beschermen tegen frauduleus, beledigend, ongepast of onwettig gebruik van de websites en contactmogelijkheden.
Intern worden uw persoonsgegevens alleen gebruikt door medewerkers die deze persoonsgegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden.
Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
De persoonsgegevens die u aan ons verstrekt door het inschrijven op een cursus worden niet langer bewaard dan nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens zijn verstrekt. Geaccrediteerde cursussen dient Van Oers minimaal 4 jaar te bewaren i.v.m. controle.
Heeft u zich ingeschreven voor de nieuwsbrief dan blijven uw gegevens bewaard tot het moment dat u zich afmeldt voor de nieuwsbrief middels de opt-out mogelijkheid. Tenzij uw contactgegevens ook voor andere doeleinden worden gebruikt die voortvloeien uit onze dienstverlening.
Beveiliging van uw persoonsgegevens
Wij zullen ervoor zorgen dat we passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen nemen voor de verwerking van persoonsgegevens. Als cursist heeft u het recht dat Van Oers zorgvuldig omgaat met uw persoonsgegevens. Van Oers heeft daarom een intern beveiligingsbeleid en privacybeleid opgesteld en daarbij afgestemd op de privacywetgeving. Dit beleid wordt geëffectueerd in overeenkomsten, gedragsregels en (beveiligings)maatregelen.
Van Oers is sinds januari 2020, ISO 27001 gecertificeerd. ISO 27001 is een standaard die gaat over informatiebeveiliging. In deze standaard staat hoe je procesmatig met het beveiligen van informatie kan omgaan, met als doel om de vertrouwelijkheid, beschikbaarheid en integriteit van informatie binnen een organisatie zeker te stellen.
We hebben fysieke, elektronische en managementprocedures ingevoerd die zijn ontworpen om onbevoegde toegang, verlies of misbruik van persoonsgegevens zoveel mogelijk te voorkomen.
Wij beperken, waar redelijkerwijs mogelijk, de interne toegang tot persoonsgegevens tot werknemers die de informatie nodig hebben om hun taken uit te voeren. Onbevoegde toegang tot of het onbevoegd gebruik van persoonsgegevens door een werknemer is verboden en vormt redenen voor disciplinaire maatregelen. Onze medewerkers zijn gebonden aan een vertrouwelijkheidsclausule.
Welke rechten heeft u met betrekking tot het gebruik van uw persoonsgegevens?
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Van Oers en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid.
U kunt schriftelijk of per e-mail een aanvraag indienen om gebruik te maken van uw rechten. Een schriftelijk verzoek dient gedateerd en ondertekend ingediend te worden. Schriftelijke en digitale verzoeken bevatten ten minste:
- dat het een verzoek betreft in het kader van “uitoefenen rechten betrokkene AVG”
- dat deze gericht zijn aan de Privacy Officer;
- uw volledige naam en adres;
- ter controle vragen wij om uzelf te identificeren d.m.v. een kopie identiteitsbewijs. Dit doen wij om uitwisseling van uw persoonsgegevens met verkeerde personen te voorkomen. (Het BSN-nummer en de pasfoto kunt u onleesbaar maken);
- de vermelding van een correspondentie e-mailadres;
- een toelichting op het verzoek en van welk recht u gebruik wenst te maken;
- dat een verzoek om beperking of correctie aangeeft welke wijzigingen u wenst door te voeren.
Het verzoek om inzage, correctie, overdracht, wissen of beperking moet worden ingediend via het postadres Postbus 165, 4870 AD Etten-Leur of per e-mail: privacy@vanoers.nl
Van Oers neemt alleen verzoeken in behandeling waarvoor zij aan te merken is als verwerkingsverantwoordelijke. Indien dit laatste niet het geval is, krijgt u het bericht dat het verzoek niet in behandeling wordt genomen. Ingeval Van Oers aan te merken is als Verwerker zendt zij het verzoek ter behandeling door naar de juiste Verwerkingsverantwoordelijke. U krijgt hiervan bericht.
Indien het verzoek niet voldoet aan de gestelde voorwaarden dan wordt u in de gelegenheid gesteld het verzoek binnen 2 weken aan te passen. Wordt binnen deze termijn het verzoek niet aangepast dan ontvangt u een beslissing dat het verzoek niet in behandeling wordt genomen.
Van Oers verstrekt u onverwijld en in ieder geval binnen een maand na ontvangst van het verzoek informatie over het gevolg dat aan het verzoek wordt gegeven. Afhankelijk van de complexiteit van uw verzoek en van het aantal verzoeken kan die termijn indien nodig met nog eens twee maanden worden verlengd. Van Oers stelt u, indien van toepassing, binnen één maand na ontvangst van het verzoek in kennis van een dergelijke verlenging.
In sommige gevallen komen wij niet aan uw verzoek tegemoet. Wij verwijderen de gegevens bijvoorbeeld niet als deze voor ons van aanmerkelijk belang zijn of als er een wettelijke verplichting bestaat om ze te bewaren. Wij stellen u hiervan op de hoogte.
Geautomatiseerde besluitvorming
Volledige automatische besluiten zijn beslissingen die gemaakt worden door computers en niet (meer) door mensen. Van Oers mag volgens de wet gebruik maken van geautomatiseerde beslissingen, inclusief profilering waaraan geen rechtsgevolgen zijn verbonden. Op dit moment maken we geen gebruik van volledig geautomatiseerde besluitvorming op onze website.
Wijzigingen in de privacyverklaring
Indien er wijzigingen plaatsvinden dan passen wij onze privacyverklaring aan. De meest actuele versie van onze privacyverklaring kunt u altijd op onze website vinden. De laatste aanpassing is doorgevoerd op 07-12-2020
Contact en vragen
Heeft u een vraag aangaande de privacyvoorwaarden dan kunt u contact opnemen met onze privacy officer via privacy@vanoers.nl.
Mocht u er desondanks toch niet samen met ons uitkomen, dan heeft u op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.